W dniu dzisiejszym została opublikowana interpretacja ogólna Ministerstwa Finansów dotycząca aktualizacji dokumentacji transakcji z podmiotami powiązanymi, w szczególności w odniesieniu do transakcji finansowych (np. pożyczki, kredytu, emisji obligacji, gwarancji, poręczenia).

Wskazano, że przypadku transakcji lub innych zdarzeń kontynuowanych w kolejnym roku podatkowym, nawet gdyby w wyniku przeglądu dokumentacji podatkowej stwierdzono, że nie nastąpiła żadna istotna zmiana, o której mowa powyżej, podatnik nadal jest obowiązany do dokonania aktualizacji dokumentacji podatkowej nie rzadziej niż raz na rok podatkowy.  Wynika to m.in. zużycia spójnika „i” w wyrażeniu „przeglądowi i aktualizacji” w art. 25a ust. 2g updof oraz art. 9a ust. 2g updop. Efektem takiej aktualizacji będzie zatem dokumentacja podatkowa sporządzona za dany rok podatkowy, uwzględniająca m.in. aktualne dane finansowe dotyczące zarówno transakcji lub innych zdarzeń, jak i podatnika.

Przy czym, zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 12 września 2017 r. w sprawie informacji zawartych w dokumentacji podatkowej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych podatkowa w zakresie danych finansowych transakcji lub innych zdarzeń zawiera: a) wartości transakcji lub innych zdarzeń w danym roku podatkowym, wynikających z wystawionych lub otrzymanych faktur, a jeżeli faktury nie są wystawiane lub otrzymywane – z umów lub innych dokumentów, b) otrzymanych lub przekazanych płatności związanych z tymi transakcjami lub zdarzeniami.

Powyższe w wymiarze systemowym potwierdza konieczność aktualizacji dokumentacji podatkowej dotyczącej umów realizowanych w kolejnych latach podatkowych (np. o zwrócone lub otrzymane w roku podatkowym transze pożyczki). Innymi słowy obowiązek aktualizacji dokumentacji podatkowej wynikający z art. 25a ust. 2g updof oraz art.9a ust. 2g updop dotyczy całego okresu realizacji np. umowy pożyczki, umowy kredytu, umowy poręczenia lub innej umowy.

Celem okresowych przeglądów i aktualizacji dokumentacji podatkowej jest to, aby dokumentacja podatkowa odzwierciedlała rzeczywisty przebieg transakcji lub innych zdarzeń wraz ze wszystkimi istotnymi zmianami, które miały miejsce w trakcie ich realizacji.  Zatem aktualizowana, co najmniej raz na rok podatkowy dokumentacja podatkowa powinna zawierać aktualne informacje wymienione w art. 25a ust. 2b –2d updof lub art. 9a ust. 2b–2d updop wraz ze wszystkimi zaistniałymi istotnymi zmianami od momentu jej sporządzenia po raz pierwszy lub od momentu jej ostatniej aktualizacji jeśli taka miała miejsce, do momentu najnowszej aktualizacji.

Podkreślenia wymaga także to, że zmiana istotnych parametrów transakcji w trakcie jej realizacji nie oznacza dokonania nowej transakcji, a zatem podatnik nie jest obowiązany do sporządzenia od podstaw nowej dokumentacji podatkowej.  Jest natomiast obowiązany w takim przypadku dokonać okresowej aktualizacji sporządzonej wcześniej dokumentacji podatkowej w tym zakresie.

Powyższe zasady przeprowadzania okresowych przeglądów i aktualizacji dokumentacji podatkowych odnoszą się także do transakcji lub innych zdarzeń rozpoczętych i niezakończonych przed dniem 1 stycznia 2017 r. (tj. przed wejściem w życie ww. przepisów), w zakresie tej części transakcji lub innych zdarzeń, które są kontynuowane w roku podatkowym rozpoczynającym się po dniu 31 grudnia 2016 r. Wynika to z art. 11 ustawy z dnia z dnia 9 października 2015 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw

Oznacza to także, że po wejściu w życie ww. przepisów, podatnicy są obowiązani do sporządzenia dokumentacji podatkowych według nowych reguł zarówno w stosunku do wszystkich nowych transakcji lub innych zdarzeń jak i transakcji lub innych zdarzeń kontynuowanych w roku podatkowym rozpoczynającym się po 31 grudnia 2016 r., a rozpoczętych przed dniem 1 stycznia 2017 r.

https://www.mf.gov.pl/documents/764034/6265407/Dz.+Urz.+Min.+Fin.+z+dnia+3+kwietnia+2018+r.+-+poz.+32+-